Этой осенью мы посидели рядом с несколькими бухгалтерами и посмотрели, как они работают с электронными счетами-фактурами (e-qaimə). Хотели доработать свой инструмент, а в итоге многому научились сами. Больше всего удивило вот что: основное время уходит не на бухгалтерию, а на то, чтобы открывать, переносить и сверять.

Ниже то, что мы увидели. Все примеры из реальных баз и реальных счетов-фактур, просто без названий компаний.

Куда уходит время

Список входящих счетов-фактур на налоговом портале можно выгрузить в Excel. Беда в том, что в этом файле только «шапка»: продавец, дата, сумма, НДС. Какой товар, сколько штук и по какой цене, там нет. Чтобы увидеть строки, каждый документ приходится открывать отдельно.

Если в день приходит пять счетов-фактур, проблемы нет. А у оптовой компании, где их 40–50 в день, арифметика простая: по 2–3 минуты на документ, и набегает около двух часов в день. К тому же многие обрабатывают их не каждый день, а разом в конце месяца, так что эти часы сваливаются на одну неделю.

А счёт-фактура, разнесённый в спешке в конце месяца, — самое удобное место для ошибки.

Нет VÖEN — считай, нет контрагента

В базе 1С одной компании мы проверили карточки 21 поставщика. VÖEN был указан правильно только у семи. У десяти поле было просто пустым. А в карточке одного из крупнейших поставщиков напитков стоял VÖEN совсем другой фирмы.

В повседневной работе этого никто не замечает, ведь карточку ищут по названию. Всплывает всё потом: в акте сверки, в отчёте по НДС или когда у одного поставщика в базе появляется две-три карточки.

Правило простое: ищите контрагента по VÖEN, а не по названию. Открывая новую карточку, копируйте VÖEN из счёта-фактуры, а не набирайте вручную.

Товар или услуга?

Товар это или услуга, определяет код продукции, который выбрал продавец. Если он ошибся, а вы перенесли без проверки, документ тоже будет неверным: товар уйдёт в «полученные услуги», а услуга окажется оприходованной на склад.

Быстрее всего проверить по единице измерения. Строка с кодом услуги, но в «кг», «литрах» или «метрах» почти всегда товар. А если код товарный, но единица «час» или «день», это услуга. По «штукам» ничего не решайте: штуками пишут и товары, и услуги. Мы и сами свои услуги выставляем в штуках.

Фургон — не товар

Ошибка вроде мелкая, но обходится дороже многих. Среди счетов-фактур одной компании был грузовой фургон. В документе он приходит обычной товарной строкой, и в 1С его легко оприходовать как запасы. Честно скажу, наша программа на тестах сначала сделала именно так, и потом мы отдельно учили её это ловить.

Автомобиль, станок, сервер или дорогое оборудование, которые будут использоваться дольше года, — это основные средства. У них другой учёт, амортизация и налоговые последствия. Увидели в счёте-фактуре транспорт или дорогую технику — остановитесь и задайте один вопрос: мы это купили для продажи или для работы?

Тот же день, та же сумма

От одного поставщика в один день приходят два счёта-фактуры на одинаковую сумму. Первая мысль: дубль, один удалю. Иногда так и есть. Но нам встречались случаи, когда это были две отдельные поставки.

Смотрите на серию и номер. Если номера разные, это два разных документа, и оба должны попасть в учёт. Сложность в том, что во многих базах номер счёта-фактуры в документе 1С не сохраняют. Тогда дубли остаётся искать только по дате и сумме, а это ведёт ровно к той ошибке, о которой выше. Поэтому номер счёта-фактуры в документе 1С указывайте обязательно.

Исправленный счёт-фактура — не новая покупка

Когда продавец исправляет документ, на портале появляется исправленный счёт-фактура. Если провести его как новую покупку, один и тот же товар будет оприходован дважды. Пришло исправление — найдите прежний документ и поправьте его.

Где номер договора?

Отдельного поля для договора на портале нет. Продавец пишет его в «Əsas qeyd» (основание) или не пишет вовсе. А для акта или протокола согласования цен нужны номер и дата договора, и бухгалтер каждый раз роется в папках. Первое замечание бухгалтера, который тестировал наш инструмент, было как раз об этом: во многих счетах-фактурах номера договора просто не было.

Держите номера договоров с основными поставщиками в одном месте и попросите продавцов указывать договор в основании. Один звонок, а работа облегчается на весь год.

Коротко

  • Разносите счета-фактуры не в конце месяца, а каждый день или хотя бы дважды в неделю. Проверить десять документов всегда проще, чем двести.
  • Ищите контрагента в 1С по VÖEN и один раз проверьте VÖEN в старых карточках.
  • Товар или услугу проверяйте по единице измерения. Для дорогих и долгоживущих вещей задайте вопрос об основных средствах.
  • Сохраняйте номер счёта-фактуры в документе 1С.

Что сделали мы

Из этих наблюдений вырос TechLab e-Qaimə. Это расширение для Chrome: бухгалтер входит на портал со своей ASAN İmza, выбирает период, и входящие или исходящие счета-фактуры со всеми строками попадают в одну таблицу Excel. Там же для выбранных документов готовятся PDF, акт приёма-передачи, протокол согласования цен и счёт на оплату. Счета-фактуры без номера договора и несоответствия «товар/услуга» видны заранее. На портале расширение ничего не меняет.

Но с инструментом или без, правила выше работают. Если есть вопросы по e-qaimə и 1С, напишите нам.