Понедельник, девять утра. В офисе нет интернета, у бухгалтерии не печатает принтер, у директора не открывается почта. А единственный айтишник компании в отпуске, и телефон у него выключен. Знакомо? Через такое хотя бы раз проходило большинство небольших компаний в Баку.

После подобного утра руководители обычно задаются одним вопросом: взять второго IT-специалиста или целиком передать эту работу внешней компании? В этой статье честно разбираем оба варианта. Не только плюсы, но и минусы.

Что такое IT-аутсорсинг?

Если по-простому, компьютерами, сетью, серверами и программами вашей компании занимается не штатный сотрудник, а сервисная компания по договору. Чаще всего это ежемесячная абонентская плата: фиксированная сумма в зависимости от числа пользователей и оборудования, а перечень работ прописан в договоре.

Аутсорсинг не означает «всё или ничего». Одни компании отдают весь IT, другие только серверы и безопасность, а для мелких повседневных задач держат в офисе своего человека.

Сколько на самом деле стоит свой айтишник

Считая расходы на штатного IT-специалиста, многие смотрят только на зарплату. На деле сумма заметно больше:

  • зарплата плюс налоги и взносы на социальное страхование, которые платит работодатель;
  • отпуск и больничные, то есть время, когда компания остаётся без IT;
  • обучение и сертификаты, ведь технологии меняются каждый год;
  • программы для мониторинга, резервного копирования и управления;
  • время на поиск и обучение нового человека, если сотрудник уходит.

Есть и то, что сложно посчитать в деньгах: один человек не может одинаково хорошо разбираться во всём. Сильный сетевик может плохо знать кибербезопасность, а тот, кто отлично настраивает серверы, может не разбираться в 1С. А небольшая компания обычно ждёт всего этого от одного сотрудника.

Плюсы своего специалиста

Будем справедливы: у штатного айтишника есть серьёзные преимущества.

  • Он всегда на месте. Принтеры, кабели, компьютер для нового сотрудника: если в офисе много работы руками, человек рядом очень удобен.
  • Знает компанию изнутри. Кто с чем работает, какая программа и зачем установлена.
  • Работает только на вас. Приоритеты вы задаёте напрямую.

В компаниях с большим офисом, большим объёмом ежедневной работы на месте или своими специфичными системами собственная IT-команда часто остаётся основным вариантом.

Плюсы аутсорсинга

Команда, а не один человек. В сервисной компании есть отдельные специалисты по сетям, серверам, безопасности и программам. Вашей проблемой занимается тот, кто лучше всех разбирается именно в этом.

Нет проблемы отпусков. Если один специалист недоступен, его подменяет другой. Обслуживание не останавливается.

Проблемы решаются до того, как вы их заметите. Хороший аутсорсер постоянно следит за серверами и резервными копиями. Заполненный диск или истекающая лицензия устраняются раньше, чем превратятся в простой. У айтишника-одиночки на это обычно не хватает времени: он занят «тушением пожаров».

Понятные расходы. Ежемесячная сумма закреплена в договоре. Растёт штат, расширяется и обслуживание, искать нового человека не нужно.

Знания не хранятся в одной голове. Пароли, схема сети, сроки лицензий задокументированы. А истории, когда всё это «уходит» вместе с уволившимся сотрудником, случаются нередко.

Минусы аутсорсинга

Умалчивать о них было бы нечестно:

  • Сервисная компания может бывать в вашем офисе не каждый день. Большинство задач решается удалённо, выезды проходят по согласованному порядку.
  • На старте партнёру нужно время, чтобы разобраться в вашей компании.
  • Если договор составлен слабо, реакция может затягиваться. Поэтому что и в какие сроки делается, должно быть записано на бумаге.
  • Вы даёте внешней компании доступ к своим системам, а это требует доверия.

Так что же выбрать?

Универсального ответа нет, но несколько вопросов заметно упрощают выбор:

  1. Сколько у вас пользователей? В компании примерно на 5–50 человек штатный айтишник обычно загружен не полностью, но и закрыть все направления в одиночку не может. Здесь аутсорсинг, как правило, выгоднее.
  2. Есть ли несколько офисов или филиалов? Тогда на первый план выходят удалённое управление и мониторинг, а это сильная сторона сервисных компаний.
  3. Сколько в офисе ежедневной работы руками? Если много, есть смысл держать на месте помощника.
  4. Во что вам обходится сбой в IT? Если продажи, бухгалтерия или производство не выдерживают даже дня простоя, полагаться на одного человека рискованно.

На практике чаще всего мы встречаем смешанную модель. В офисе есть человек для повседневных задач, а серверы, безопасность, резервные копии и мониторинг остаются на сервисной компании. Тогда и штатный сотрудник не один: за ним стоит целая команда.

Что проверить при выборе партнёра

  • Прописаны ли в договоре сроки реакции и решения (SLA)?
  • Какие работы входят в абонентскую плату, а какие оплачиваются отдельно?
  • Ведётся ли постоянный мониторинг серверов и резервных копий, получаете ли вы отчёты?
  • Принадлежат ли все пароли и документация вам? Сможете ли вы полностью их забрать, если сотрудничество закончится?
  • Есть ли в команде специалисты по кибербезопасности и по программам, с которыми вы работаете? Например, если у вас 1С, это важно. Про хостинг 1С мы писали отдельно.

Вместо заключения

Выбор между своим специалистом и аутсорсингом касается не только цены. Главный вопрос в другом: должен ли IT вашей компании зависеть от памяти и графика отпусков одного человека или им нужно управлять системно?

TechLab с 2017 года оказывает компаниям в Баку услуги IT-поддержки и аутсорсинга: от полного аутсорсинга до смешанной модели, где мы поддерживаем вашего штатного специалиста. Посмотрите наши IT-услуги или запишитесь на бесплатную консультацию. Вместе разберём вашу ситуацию и честно скажем, какая модель вам подойдёт.