Bu payız bir neçə mühasiblə yanaşı oturub e-qaimələrlə necə işlədiklərinə baxdıq. Məqsəd öz alətimizi düzəltmək idi, amma özümüz də xeyli şey öyrəndik. Ən çox təəccübləndiyimiz bu oldu: vaxtın böyük hissəsi mühasibatlığa yox, qaimələri açıb-bağlamağa, köçürməyə və yoxlamağa gedir.

Aşağıda gördüklərimizi yazıram. Nümunələrin hamısı real bazalardan və real qaimələrdəndir, sadəcə şirkət adlarını çəkmirəm.

Vaxt hara gedir

Vergi portalında gələn qaimələrin siyahısını Excel-ə endirmək olur. Problem ondadır ki, bu faylda yalnız qaimənin başlığı var: satıcı, tarix, məbləğ, ƏDV. Hansı mal, neçə ədəd, hansı qiymətə alınıb, orada yoxdur. Mal sətirlərini görmək üçün hər qaiməni ayrıca açmaq lazımdır.

Gündə beş qaimə alan şirkət üçün bu, problem deyil. Gündə 40-50 qaimə alan topdan satış şirkətində isə hesab sadədir: hər qaiməyə 2-3 dəqiqə getsə, gündə təxminən iki saat edir. Üstəlik çoxları qaimələri hər gün yox, ay sonunda bir dəfəyə işləyir, yəni bu saatlar da bir həftəyə yığılır.

Ay sonunda tələsik işlənən qaimə isə səhv üçün ən rahat yerdir.

VÖEN yoxdursa, qarşı tərəf də "yoxdur"

Bir şirkətin 1C bazasında 21 təchizatçının kartına baxdıq. Yalnız 7-sində VÖEN düzgün idi. 10-unda VÖEN xanası ümumiyyətlə boş idi. Ən böyük içki təchizatçılarından birinin kartında isə başqa bir şirkətin VÖEN-i yazılmışdı.

Gündəlik işdə bunu heç kim hiss etmir, çünki kartı adına görə tapırlar. Problem sonra üzə çıxır: üzləşmə aktında, ƏDV hesabatında, ya da eyni təchizatçının bazada iki-üç kartı yarananda.

Qayda sadədir: qarşı tərəfi VÖEN-ə görə axtarın, adına görə yox. Yeni kart açanda VÖEN-i qaimədən köçürün, əldən yazmayın.

Mal, yoxsa xidmət?

Qaimədəki sətrin mal və ya xidmət olması satıcının seçdiyi məhsul kodundan asılıdır. Satıcı kodu səhv seçibsə və siz yoxlamadan köçürürsünüzsə, sənəd də səhv olur: mal "alınmış xidmət" kimi yazılır, xidmət isə anbara mədaxil olunur.

Ən tez yoxlama ölçü vahididir. Xidmət kodu ilə gələn, amma vahidi "kq", "litr" və ya "metr" olan sətir, demək olar ki, həmişə maldır. Mal kodu ilə gəlib vahidi "saat" və ya "gün" olan sətir isə xidmətdir. "Ədəd"ə baxıb qərar verməyin: həm mal, həm xidmət ədədlə yazıla bilər. Biz özümüz də xidmətlərimizi ədədlə yazırıq.

Furqon mal deyil

Bu, kiçik görünən, amma ən baha başa gələn səhvlərdən biridir. Bir şirkətin qaimələri arasında yük furqonu da vardı. Qaimədə o, adi mal sətri kimi gəlir və 1C-də asanlıqla ehtiyatların mədaxili kimi yazılır. Etiraf edim, bizim proqram da test zamanı əvvəlcə məhz belə etdi, sonra bunu tutmağı ona ayrıca öyrətdik.

Bir ildən artıq istifadə olunacaq avtomobil, dəzgah, server və ya bahalı avadanlıq əsas vəsaitdir. Uçotu, amortizasiyası və vergi nəticəsi tamam başqadır. Qaimədə nəqliyyat vasitəsi və ya bahalı texnika görəndə dayanın və bir sual verin: bunu satmaq üçün almışıq, yoxsa istifadə etmək üçün?

Eyni gün, eyni məbləğ

Bir təchizatçıdan eyni gündə eyni məbləğə iki qaimə gəlir. İlk fikir: dublikatdır, birini silim. Bəzən doğrudan da elədir. Amma biz bunun iki ayrı tədarük olduğu hallara da rast gəldik.

Qaimənin seriya və nömrəsinə baxın. Nömrələr fərqlidirsə, bu, iki ayrı qaimədir və ikisi də uçota düşməlidir. Çətinlik ondadır ki, çox bazada qaimə nömrəsi 1C sənədində saxlanmır. Onda dublikatı yalnız tarix və məbləğə görə axtarmaq qalır, bu da elə yuxarıdakı səhvə aparır. Ona görə qaimənin nömrəsini 1C sənədində mütləq qeyd edin.

Düzəliş qaiməsi yeni alış deyil

Satıcı qaiməni düzəldəndə portalda düzəliş qaiməsi görünür. Onu yeni alış kimi yazsanız, eyni mal iki dəfə mədaxil olunacaq. Düzəliş gələndə əvvəlki sənədi tapın və onu düzəldin.

Müqavilə nömrəsi harada?

Portalda müqavilə üçün ayrıca xana yoxdur. Satıcı onu "Əsas qeyd"ə yazır, ya da heç yazmır. Akt və ya qiymət razılaşdırma protokolu hazırlayanda isə müqavilənin nömrəsi və tarixi lazımdır və mühasib hər dəfə qovluqları eşələyir. Alətimizi sınayan mühasibin ilk iradı da elə bu oldu: qaimələrin xeyli hissəsində müqavilə nömrəsi sadəcə yox idi.

Əsas təchizatçılarınızın müqavilə nömrələrini bir yerdə saxlayın və satıcıdan xahiş edin ki, "Əsas qeyd"də müqaviləni göstərsin. Bir telefon zəngidir, amma bütün il işinizi yüngülləşdirir.

Qısası

  • Qaimələri ay sonunda yox, hər gün və ya heç olmasa həftədə iki dəfə işləyin. On qaiməni yoxlamaq iki yüz qaiməni yoxlamaqdan həmişə asandır.
  • 1C-də qarşı tərəfi VÖEN-ə görə axtarın, köhnə kartlarda VÖEN-i bir dəfə yoxlayın.
  • Mal/xidmət üçün ölçü vahidinə baxın. Bahalı və uzun müddət işlədiləcək şeylərdə əsas vəsait sualını verin.
  • Qaimənin nömrəsini 1C sənədində saxlayın.

Biz nə etdik

Bu müşahidələrdən TechLab e-Qaimə yarandı. Bu, Chrome extension-udur: mühasib portala öz ASAN İmzası ilə daxil olur, dövrü seçir, gələn və ya göndərilən qaimələr bütün mal sətirləri ilə bir Excel cədvəlinə düşür. Seçilmiş qaimələr üçün PDF, təhvil-təslim aktı, qiymət razılaşdırma protokolu və hesab-faktura da buradan hazırlanır. Müqavilə nömrəsi olmayan qaimələri və mal/xidmət uyğunsuzluğunu əvvəlcədən göstərir. Portalda heç nəyi dəyişmir.

Amma alət olsa da, olmasa da, yuxarıdakı qaydalar işləyir. E-qaimə və 1C ilə bağlı sualınız varsa, bizə yazın.